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Kostenlose Schulungsangebote zum Smart Service Portal Aargau
Seit März 2022 können kommunale Dienstleistungen wie z.B. die Hauptwohnsitzbescheinigung, der Auszug aus dem Geburtsregister oder der Betreibungsregisterauszug von Einwohnerinnen und Einwohner über das Smart Service Portal Aargau bestellt werden. Dies ohne Medienbruch und mit der Möglichkeit, die Leistung direkt online über Twint, Postfinance oder Kreditkarte zu bezahlen. 172 Aargauer Gemeinden unterstützen das Vorhaben, welches durch die freiwilligen Fachspezialisten aus den Gemeinden, den Public Innovators, fachlich geleitet und durch Fit4Digital entwickelt und orchestriert wird.
Schulung für den erstmaligen Betrieb des Smart Service Portal
Unterstützt Ihre Gemeinde das Vorhaben, Sie hatten jedoch noch keine Möglichkeit, sich dem Thema zu widmen? Es ist uns ein wichtiges Anliegen, dass auch Ihre Gemeinde von den Services des Smart Service Portal profitieren kann und deshalb möchten wir Ihnen eine Schulung anbieten. Die Online-Schulung via MS-Teams beinhaltet alle wichtigen Abläufe auf dem Smart Service Portal, die Prozesskonfiguration, die Benutzerverwaltung und die Auftragsabwicklung über die Prozessplattform, wie auch das Onboarding auf die Bezahllösung Payrexx und die Verlinkung auf Ihrer Gemeinde-Homepage. Sie umfasst somit alle wichtigen Punkte, welche für die Vorbereitungen und die Inbetriebnahme nötig sind. Wir empfehlen, dass ein bis zwei Personen aus Ihrer Gemeinde am Schulungstermin teilnehmen. Im Vorfeld wird das Team von Fit4Digital mit kleinen Vorbereitungen (Benutzeraktivierung & Zugriff auf die Anleitungen) auf Sie zukommen. Die zweistündige Schulung findet jeden ersten Freitag im Monat und vereinzelt an weiteren Tagen zu Randzeiten (15.00 – 17.00 Uhr) statt.
Folgende Termine sind für dieses Jahr geplant:
6. September 2024
11. September 2024 (Mittwoch)
4. Oktober 2024
1. November 2024
6. November 2024 (Mittwoch)
6. Dezember 2024
Es würde uns sehr freuen, wenn wir Ihnen an der Schulung zeigen dürften, wie das Smart Service Portal Aargau Ihnen, Ihrer Verwaltung und Ihren Einwohnerinnen und Einwohner das Leben erleichtert.
Anmeldeformular Schulung für den erstmaligen Betrieb des Smart Service Portals
Melden Sie sich über das Formular an, das Team von Fit4Digital meldet sich danach bei Ihnen.
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Auffrischungsschulung für den Betrieb des Smart Service Portal Aargau
Ihre Gemeinde bietet bereits Services über das Smart Service Portal Aargau an, Sie wären aber froh um eine Auffrischung Ihres Wissens zu einem oder mehrerer Themen? Gerne möchten wir Sie und Ihre Kollegen unterstützen und bei den wichtigsten Fragen zur Seite stehen. Die Auffrischungsschulung beinhaltet grundsätzlich die gleichen Themen wie die Schulung für die Inbetriebnahme des Smart Service Portal Aargau. Sollten Sie einen tieferen Einblick zu einem Thema wünschen, geben Sie uns dies bitte an, wir werden dies gerne in der Schulung berücksichtigen und auch Zeit für Fragen einplanen. Je nach Teilnehmerzahl und Wunschthemen dauert die Schulung zwischen 1 – 2 Stunden und findet jeden dritten Freitag im Monat sowie vereinzelt an weiteren Tagen zu Randzeiten (15.00 – 17.00 Uhr) statt.
Folgende Termine sind für dieses Jahr geplant:
23. August 2024
28. August 2024 (Mittwoch)
20. September 2024
18. Oktober 2024
15. November 2024
20. November 2024 (Mittwoch)
20. Dezember 2024
Es wäre uns eine Freude, Sie und Ihre Kollegen bei alltäglichen Herausforderungen zu unterstützen und Ihnen die Vorteile und Funktionen des Smart Service Portal Aargau aufzeigen zu dürfen.
Anmeldeformular Auffrischungsschulung für den Betrieb des Smart Service Portals
Melden Sie sich über das nachfolgende Formular an, geben Sie Ihren Wunschtermin durch und auch die Themen, die Sie besprechen möchten.
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FAQ
Häufige Fragen
Die FAQ's werden laufend ergänzt.
01. Allgemein
Was ist das Ziel des Vorhabens?
Das Smart Service Portal ist ein digitales, modernes und kundenzentriertes Service- und Dienstleistungsportal. Es ermöglicht Kundinnen und Kunden zeit- und ortsunabhängig Behördendienstleistungen zu bestellen und zu verwalten. Weiter ist das Smart Service Portal eine Prozessmaschine, die Behördendienstleistungen automatisiert abwickeln und die benötigten Daten aus unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Dies ist doppelt praktisch, da einerseits Kundinnen und Kunden Behördendienstleistungen zentral und zu jeder Zeit beziehen können und andererseits die öffentlichen Verwaltungen entlastet werden.
Fit4Digital ist das Programm und die Organisation, welche für die beteiligten Gemeinden die notwendigen Arbeiten erledigt, damit kommunale Services im Smart Service Portal angeboten werden können.
Fit4Digital ist das Programm und die Organisation, welche für die beteiligten Gemeinden die notwendigen Arbeiten erledigt, damit kommunale Services im Smart Service Portal angeboten werden können.
Was ist das erwartete Ergebnis?
Den Kundinnen und Kunden des Smart Service Portals wird ein zentraler Einstiegspunkt zur Verfügung gestellt, um einen Grossteil von Behördendienstleistungen digital zu beziehen. Dabei spielt es keine Rolle, welche föderale Ebene (Bund, Kanton oder Gemeinde) für das Angebot der Leistungen verantwortlich ist.
Welcher Mehrwert soll generiert werden?
- Steigerung der Kundenfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung gegenüber den Kundinnen und Kunden (orts- und zeitunabhängig)
- Produktivitätssteigerung der öffentlichen Verwaltungen durch Reduktion der Schalterkontakte
- (Teil-)Automatisierte Prozessabwicklung dank der Vernetzung unterschiedlicher Datenbanken und Applikationen
- Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität in der öffentlichen Verwaltung durch die Reduktion von repetitiven Arbeiten und dem Einsatz moderner Systeme
- Schaffen von Einsparungspotenzial in der öffentlichen Verwaltung trotz steigender Anspruchshaltung, Aufgaben und Komplexität
Meilensteine und Zielerreichung
2020
- Gründung der Fit4Digital GmbH
- Aufbau von professionellen Organisations- und Umsetzungsstrukturen
2021
- Information der Öffentlichkeit und Erarbeitung eines Kommunikationskonzepts
- Erste Massnahmen werden umgesetzt, die Fit4Digital-Website geht live
- Das Smart-Service-Portal wird entwickelt und technisch realisiert. Die Zusammenarbeit mit dem Kanton Aargau funktioniert hervorragend
- An insgesamt über 30 Treffen mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen wurden Wünsche und Bedürfnisse aufgenommen und konkrete Online-Services definiert
2022
- Zugänge für Gemeinden werden eingerichtet
- Pilotbetrieb mit den «First Movern»
- Schulungen werden durchgeführt
- Support wird eingerichtet
- Der Testbetrieb ist erfolgreich über die Bühne gegangen
- Erfolgreiches Go Live: Seit 24. März 2022 profitieren die Kundinnen und Kunden von zahlreichen digitalen Behördendienstleistungen
2023
- Erfolgreiches erstes Betriebsjahr des Smart Service Portals Aargau
- Alle Fachlösungsanbieter haben die Schnittstelle zum Smart Service Portal realisiert
- Der von Fit4Digital eigens entwickelte Meldeservice (Schadensmelder) wird aufgeschaltet
- Gemeinden können über Fit4Digital das Reservationssystem einrichten und aktivieren
- Weitere Gemeinden mach bei Fit4Digital mt
Was ist die Alternative?
Die Alternative zu «Fit4Digital» wäre, dass jede einzelne Gemeinde bei ihrem Softwareanbieter die Schnittstellen für durchgängige E-Government-Prozesse selbständig in Auftrag gibt. Dies wäre im Gesamten viel aufwendiger und auch viel teurer. Mit dem gewählten Vorgehen wird dagegen sichergestellt, dass die Aargauer Gemeinden in kurzer Zeit möglichst viele durchgängige E-Government-Angebote bieten können. Dies ist jedoch nur möglich, wenn möglichst viele Gemeinden mitmachen und dabei lernen, mit einer gewissen und kalkulierbaren Ungewissheit umzugehen. Einer für alle, alle für einen.
02. Organisation & Vorgehen
Wer unterstützt das Vorhaben?
Fit4Digital wird von der Gemeindeammänner-Vereinigung und den Gemeindepersonal Fachverbänden getragen und über die Fachstelle Smart Services Aargau mit dem Kanton koordiniert. Bereits 172 von 200 Aargauer Gemeinden sind bei Fit4Digital an Bord.
Wie ist das Vorhaben organisiert?
Zur Realisierung wurde eine Programmorganisation nach der agilen Form der Projektmethodik des Bundes HERMES installiert.
Wie verhält sich Fit4Digital zu Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau)?
Die Rahmenvereinbarung zwischen dem Kanton und den Gemeindepersonal-Fachverbänden wurde erstmals 2013 abgeschlossen und somit startete die E-Government-Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden. Die Rahmenvereinbarung wurde daraufhin zweimal in Zusammenarbeit mit allen Gemeindepersonal-Fachverbänden überarbeitet, letztmals mit der Version vom Februar 2021. Auch die Zusatzstrategie Smart Services Aargau (vormals E-Government Strategie Aargau) wurde überarbeitet. Dies mit dem Fokus auf den Aufbau des gemeinsamen und kundenzentrieren Smart Service Portal Aargau.
Die politische Steuerung von Smart Services Aargau unter der Leitung von Regierungsrat Dr. Markus Dieth besteht aus 9 Vertretern - 4 kantonalen-, 4 kommunalen- und einem Wirtschaftsvertreter.
Die Aufgaben der Fachstelle Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau) werden durch je einen kantonalen und kommunalen Vertreter ausgeführt. Es sind dies Benno Kissling als kantonaler Beauftragter und Leiter der Fachstelle Smart Services Aargau und Gérald Strub als Beauftragter der Gemeinden im Auftrag der Gemeindeammänner-Vereinigung und aller kommunalen Gemeindepersonal-Fachverbände.
Die politische Steuerung von Smart Services Aargau unter der Leitung von Regierungsrat Dr. Markus Dieth besteht aus 9 Vertretern - 4 kantonalen-, 4 kommunalen- und einem Wirtschaftsvertreter.
Die Aufgaben der Fachstelle Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau) werden durch je einen kantonalen und kommunalen Vertreter ausgeführt. Es sind dies Benno Kissling als kantonaler Beauftragter und Leiter der Fachstelle Smart Services Aargau und Gérald Strub als Beauftragter der Gemeinden im Auftrag der Gemeindeammänner-Vereinigung und aller kommunalen Gemeindepersonal-Fachverbände.
Wer sind die Public Innovators?
Die Public Innovators sind rund 100 Vertreterinnen und Vertreter Aargauer Gemeinden, die gemeinsam aktiv das Smart Service Portal mitgestalten. Mit ihrem Einsatz helfen sie dabei, die Services des Portals zu entwickeln und täglich zu verbessern.
Wie ist das allgemeine Vorgehen?
Die grosse Fülle an Services und Behördendienstleistungen im Smart Service Portal kann nicht mittels «Big Bang» implementiert werden. Eine sinnvolle und nachvollziehbare und abgestufte Vorgehensweise ist daher sinnvoll. Das Smart Service Portal startete mit 21 Services und wird laufend mit neuen Behördendienstleistungen erweitert.
Wie sieht das Projektvorgehen im Vergleich zu einem Strassenbauprojekt aus?
Während ein Strassenbauprojekt aufgrund seiner guten Planbarkeit und Klärung der Ausgangslage nach dem Wasserfall-Prinzip geplant und umgesetzt werden kann, braucht es in einem Digitalisierungsprojekt ein anderes Vorgehen. Die hohe Dynamik in der Technologie und die grosse Anzahl von Unbekannten führen dazu, dass ein agiles Projektvorgehen eingesetzt werden muss. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass Teilschritte stets evaluiert und die Erkenntnisse in die Folgeplanung einfliessen können. Diese Arbeitsweise führt zu einem kalkulierbareren Projektrisiko und einer besseren Zielerrechnung.
Sind die Softwareanbieter mit an Bord?
Ja. Es konnten bereits fünf Schnittstellen zu Gemeindesoftware-Anbietern in Auftrag gegeben werden. Mit weiteren Anbietern befindet sich Fit4Digital in Verhandlungen der vertraglichen Rahmenbedingungen.
Welches sind die wichtigsten Behördendienstleistungen und nach welcher Priorität werden diese im Smart Service Portal umgesetzt?
Fit4Digital lebt konsequent den Ansatz der Kundenzentrierung. Die Umsetzung neuer Behördendienstleistungen erfolgt aufgrund der Priorisierung der Public Innovators, der Geschäftsführung und der Machbarkeit der Services.
In welchen Sprachen steht das Smart Service Portal zu Verfügung?
Die erste Version des Smart Service Portals wird in Deutsch angeboten. Es besteht jedoch die Absicht, zu einem späteren Zeitpunkt Übersetzungstools zu implementieren.
Können Kundinnen und Kunden ihre persönlichen Daten direkt über das Smart Service Portal bei den öffentlichen Verwaltungen ändern lassen? Falls ja, welche Daten sind da betroffen?
Es wir zwischen Daten, die im Datenstandard enthalten sind, und fakultativen Daten unterschieden. Daten, welche zum Datenstandard gehören, können von den Kundinnen und Kunden im Smart Service Portal nicht überschrieben werden. Fakultative Daten, wie z.B. eine Telefonnummer oder eine E-Mailadresse, können hingegen von den Kundinnen und Kunden geändert werden, werden aber von der Gemeinde vor der Änderung freigegeben.
Müssen bei der öffentlichen Verwaltung noch bestimmte oder weitere Software-Lösungen angeschafft werden im Zuge der Anbindung an das Smart Service Portal?
Nein, um als öffentliche Verwaltung Services auf dem Smart Service Portal anbieten zu können, braucht es keine speziellen Software-Lösungen, die durch die öffentlichen Verwaltungen beschafft werden müssen. Die notwendige Software – insbesondere die Prozessplattform – wurde durch die Fit4Digital GmbH für alle Gemeinden beschafft. Für die Anbindung bestehender Gemeindesoftware - um durchgängige Prozesse anbieten zu können - muss diese auf einem aktuellen Stand sein, sodass die entsprechenden Schnittstellen installiert werden können.
Können Sammelbestellungen (z.B. Wohnsitzbescheinigungen für eine vier köpfige Familie) ausgelöst werden oder müssen diese pro Person separat bestellt werden?
In der ersten Version des Smart Service Portals werden noch keine Sammelbestellungen möglich sein. Die Anforderung ist jedoch aufgenommen und wird eingeplant.
Kann jede Gemeinde selber entscheiden, welche Produkte und Services über das Smart Service Portal angeboten werden?
Ja. Jede Gemeinde kann selbst entscheiden, welche Services sie über das Smart Service Portal anbieten möchte. Bei Services, bei denen Artikel bestellt werden können (bspw. Abfallmarken), können die Gemeinden die Artikel individuell erfassen und spezifizieren.
Wie wird das Inkasso der zahlungspflichtigen Services abgewickelt?
Fit4Digital hat für sämtliche Fit4Digital-Gemeinden den Online-Bezahldienst Payrexx beschafft. Die Gemeinden eröffnen bei Payrexx mittels Anleitung von Fit4Digital ein Konto und können für jeden Service individuell Konten und Buchungstexte hinterlegen.
Stehen die Services auch Kundinnen und Kunden zur Verfügung, deren Gemeinden sich nicht an der Entwicklung und dem Betrieb des Smart Service Portal beteiligt haben?
Aus Gründen der Fairness und der Gleichbehandlung der Gemeinden steht den Kundinnen und Kunden von Gemeinden, die sich nicht beteiligen, das Smart Service Portal nicht bzw. nur eingeschränkt zur Verfügung. Betroffene Kundinnen und Kunden dürfen sich gerne direkt bei ihrer Gemeinde melden und das Bedürfnis zur Beteiligung am Smart Service Portal anbringen.
03. Finanzen
Wer finanziert das Vorhaben?
Die Finanzierung des Smart Service Portals wird während der Realisierungsphase (2020 bis 2024) mit einem Digitalisierungsfünfliber pro Jahr und Einwohner bzw. Einwohnerin, der paritätisch durch Gemeinden und Kanton getragen wird, sichergestellt. Die Gemeinden beteiligen sich mit CHF 2.50 pro Einwohner bzw. Einwohnerin und Jahr. Der Kanton Aargau beteiligt sich im selben Masse mittels Sach- und/oder Finanzleistungen. Hierbei ist zu erwähnen, dass für die Umsetzung des Smart Service Portals die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden und dem Kanton ein zentraler Erfolgsfaktor ist.
Was wird damit finanziert?
Folgende Arbeiten werden damit finanziert:
- Projektorganisation
- Entwicklung Portallösung
- Modellierung Prozesse
- Entwicklung Schnittstellen
- Public Innovators
- Reserve
Es ist geplant, die Kostenentwicklung laufend und transparent auszuweisen.
Weshalb braucht es für die Finanzierung eine eigenständige Körperschaft?
Neben der Steuerung des kommunalen Digitalisierungsprogramms «Fit4Digital» wird die Fit4Digital GmbH die Gemeindebeiträge (Digitalisierungsfünfliber) einziehen und treuhänderisch verwalten. Über die geplanten fünf Jahre gesehen, handelt es sich hierbei um einen Betrag von rund CHF 5 Mio. Dieser Betrag legitimierte die Gründung einer eigenständigen Körperschaft, welche durch die Gemeindeammänner-Vereinigung und die Gemeindepersonal-Fachverbände zu gleichen Teilen getragen wird. Die direkte Steuerung und Finanzierung über die Fachstelle Smart Services Aargau hat sich nicht angeboten, da die Fachstelle einerseits nicht über die notwendigen Strukturen verfügt und diese Aufgabe weder in der E-Government-Strategie noch in der Rahmenvereinbarung vorgesehen ist. Zudem verfügt der Kanton bereits über eine eigene Digitalisierungsstrategie, welche für die Gemeinden nicht 1:1 übernommen werden konnte.
Wer verrechnet die Beiträge?
Die Fit4Digital GmbH ist für die Verrechnung der Beiträge zuständig.
Wie ist sichergestellt, dass sich der Kanton auch mit CHF 2.50 pro Einwohner bzw. Einwohnerin an den Kosten beteiligt?
Der Kanton ist für die Bereitstellung des Smart Service Portals verantwortlich und übernimmt die Kosten, welche hierfür entstehen. Der Kanton kann – wie die Gemeinden auch – seine Dienstleistungen in das Portal einbinden. Es ist also im Interesse des Kantons, möglichst viele Behördendienstleistungen über das Smart Service Portal abzuwickeln. Die Gemeinden können ihre Mittel dazu nutzen, ihre Dienstleistungen unter Einbezug der Public Innovators in das Portal einzubinden und die Gemeinden in der neuen Arbeitsweise mit dem Smart Service Portal zu unterstützen.
Wie ist die Schnittstelle des Zahlungsprozesses und des Behördendienstleistungsangebotes inkl. Austausch von vertraulichen Daten programmiert?
Mit dem Schweizer Online-Zahlungsanbieter Payrexx nutzt Fit4Digital eine erprobte Lösung, welche international bestens positioniert ist. Die Lösung hält die aktuellen gesetzlichen Vorgaben ein. Das Payment Pop-Up wird von Payrexx zur Verfügung gestellt und direkt in die kommunalen Services eingebunden. Die Bezahlinformationen wie Kreditkartennummer werden im Payrexx Pop-Up durch die Kundinnen und Kunden eingetragen und verschlüsselt direkt an die Payrexx Plattform übermittelt. Fit4Digital kennt die Zahlungsinformationen zu keinem Zeitpunkt, es werden also auch keine Zahlungsinformationen durch Fit4Digital gespeichert. Weitere Informationen und Richtlinien sind unter www.payrexx.ch/de/rechtliches zu finden.
04. Kollaboration & Kommunikation
Wo kann man sich über das Projekt informieren?
Zentrales Informationsmittel ist die Website. Die Seite wird laufend ausgebaut und ergänzt. Darüber hinaus gibt es seit Februar 2022 einen Fit4Digital Newsletter, der von allen Interessierten abonniert werden kann. Fit4Digital ist zusätzlich auch auf LinkedIn mit den stets aktuellen Informationen aktiv.
05. Smart Service Portal
Weshalb muss bei der Bestellung einer Hauptwohnsitzbescheinigung die Sprache des auszustellenden Dokuments angegeben werden?
Dies ist eine Anforderung, die mit den Public Innovators aufgenommen und umgesetzt wurde, da dies in vielen Fällen von Kundinnen und Kunden gewünscht wird. Zudem können gemäss Public Innovators alle eingesetzten Software-Produkte auch mehrsprachige Bescheinigungen ausstellen.
Wie sieht das Formular für das Beantragen einer Ratenzahlung aus, und wie kann dieses auf der Plattform bearbeitet werden? Wo ist Korrespondenz ausserhalb der Plattform notwendig?
Der Service "Ratenzahlung" kann aus Sicht der Kundinnen und Kunde online eingesehen werden. Das Zustellen des Ratenplans bzw. der Einzahlungsscheine geschieht ausserhalb des Portals, da das Modul "Meine Dokumente" auf dem Smart Service Portal noch nicht zur Verfügung steht.
Wie bekommt die Abteilung Finanzen Informationen zu bezahlten Leistungen?
Das Team von Fit4Digital hat in den ersten paar Monaten die entsprechenden Auszüge und Listen proaktiv den Finanzabteilungen zugestellt. Zwischenzeitlich wurden weitere Schulungen und Dokumentationen zur Verfügung gestellt, die aufzeigen, wie dies von den Gemeinden selbst vorgenommen werden kann.
Welche Gemeindesoftware-Anbieter haben der Zusammenarbeit bereits zugestimmt?
Die Gemeindesoftware-Anbietern Dialog, Hürlimann, Talus, OBT und Vemag arbeiten mit der FIt4Digital GmbH zusammen. Mit weiteren Anbietern befindet sich Fit4Digital in Verhandlungen der vertraglichen Rahmenbedingungen.
Dürfen öffentliche Verwaltungen bei ihrn Gemeindesoftware-Anbieter bezüglich einer zukünftigen Zusammenarbeit nachhacken? Wenn ja, wie?
Gerne können öffentliche Verwaltungen mit ihren Gemeindesoftware-Anbieter Kontakt aufnehmen und damit Fit4Digital in den Bemühungen unterstützen. Allenfalls ist ein vorgängig Rücksprache mit dem Support von Fit4Digital sinnvoll.
Wie ist die Kommunikation an die Bevölkerung angedacht? Gibt es ein gemeinsames Wording, bzw. eine Anleitung?
Informationsmaterial für die Bevölkerung kann dem Download-Center entnommen werden.
Können Kundinnen und Kunden mit bereits vorhandenen Login-Daten der Seite www.ag.ch verknüpft werden oder muss ein neues Login erstellt werden?
Eine initiale Registrierung ist immer notwendig. Dies wird vorzugsweise mit den gleichen Login-Daten, wie die von www.ag.ch gemacht, da im Hintergrund eine Verknüpfung stattfindet.
Zu welchem Zeitpunkt sehen die Kundinnen und Kunden des Smart Service Portals, dass ein Service in ihrer Gemeinde nicht angeboten wird?
Die Kundinnen und Kunden sehen spätestens bei der Auswahl der Gemeinde, bevor sie mit dem Ausfüllen des Formulars starten, ob ihre Gemeinde den entsprechenden Service anbietet oder nicht. Sollte ein Service nicht zur Verfügung stehen, gelangen die Kundinnen und Kunden auch nicht auf den Service.
Ist das Bezahlen mit Twint möglich?
Ja, das ist möglich. Dank den Public Innovators hat Fit4Digital dieses Bedürfnis sehr früh erkannt.
Ist das Bezahlen mit einer Rechnung möglich?
Grundsätzlich ist die Bezahlung per Rechnung für jeden Service möglich, liegt aber im Ermessen der öffentlichen Verwaltung diese Bezahlart freizuschalten oder nicht. Da Fit4Digital mit dem Smart Service Portal den Grundsatz "Digital First" vorantreibt, werden jedoch die digitalen Zahlungsmittel (Kreditkarte, Postfinance Card und Twint) empfohlen.
Wie werden die Daten vor Cyber-Angriffen geschützt?
Diese Fragestellung ist sehr allgemein gehalten. Aus diesem Grund hält sich Fit4Digita an den selbst beeinflussbaren Perimeter. Die öffentlichen Verwaltungen sind in Bezug auf Cyber-Angriffe für den Schutz ihrer Systeme und Softwarepakete zuständig. Damit die öffentlichen Verwaltungen an das Smart Service Portal angebunden werden können, hat sich die Fit4Digita Geschäftsleitung dafür entschieden, eine BPMN-Prozessebene einzusetzen. Die BPMN-Prozessebene stellt sicher, dass die Services nach den fachlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen abgewickelt werden können.
Zudem dient die BPMN-Prozessebene mit dem Modul API-Integration Services als Verbindungsebene:
- Zu 1 (Gemeindefachlösungen): Die Gemeindefachlösungen werden mittels einer definierten Verbindung (API) an die Prozessebene angeschlossen. Damit ist die Basis für den Bezug von Informationen aus den entsprechenden Fachlösungen und die technische Basis der Kundenzentrierung gegeben.
- Zu 2 (Smart Service Portal): Mit dieser Anbindung wird sichergestellt, dass die Informationen aus den Gemeindefachlösungen konsolidiert und einheitlich ins Smart Service Portal eingeliefert werden können. Kundenanfragen aus dem Smart Service Portal werden an die richtige Gemeinde oder angeschlossene Institution übermittelt.
Als BPMN-Prozessebene wird die Prozessplattform der CumulusPro AG eingesetzt. Die Lösung ist erprobt und ist in der Schweiz wie auch International bestens positioniert. Zu den Kunden in der Schweiz zählen unter anderem die Schweizer Post, die Luzerner Kantonalbank sowie diverse Gemeinden. Mehr Informationen zur Sicherheit und Vorkehrungen der CumulusPro finden Sie unter https://cumuluspro.com/trust-security.
Wer haftet bei einem Datenleck bei diesem Prozess?
Die kommunalen Services von Fit4Digital speichern dauerhaft keine Daten, sondern leiten die Anfrage an die richtige Stelle (Gemeinde, Regionales Zivilstandesamt, u.a.) weiter. Die ordinären Daten sind und bleiben – wie beim GERES Abgleich und dem eUmzug – in den kommunalen Gemeindefachlösungen. Die Gemeindefachlösungen sind im Eigentum der Gemeinden und damit liegt die Verantwortung bei einem möglichen Datenleck bei der öffentlicen Verwaltung selber.
Online Service verlinken
Wie können Gemeinden sich selbst und ihren Kundinnen und Kunden des Online-Schalters das Leben so einfach wie möglich gestalten?
Indem der Link auf der Gemeinde-Webseite ausgewechselt wird, so dass die Kundinnen und Kunden des Online-Schalters künftig automatisch aufs Smart Service Portal weitergeleitet werden. So treffen die Kundinnen und Kunden immer auf aktualisierte Inhalte – und die Gemeinden haben in dieser Hinsicht künftig keinen Aufwand mehr. Weniger Aufwand klingt gut? Die Anleitung dazu finden Sie hier:
