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Die Aargauer Verwaltungsreformatoren

Die Aargauer Verwaltungsreformatoren

Zum Rückblick Infocall vom 01.07.2021

Die Aargauer Verwaltungsreformatoren

Zum Rückblick vom 25. März 2021

Danke

Bereits seit 2013 arbeiten die Aargauer Gemeinden, vertreten durch die Gemeindeammännger-Vereinigung und die Gemeindepersonal Fachverbände, mit dem Kanton im Bereich E-Government aktiv zusammen. Die bisher erreichten Erfolge konnten speziell auch dank den Software-Produkten im Gemeindeumfeld und den professionellen Dienstleistungen der Anbieter zu Gunsten der Aargauer Gemeinden erreicht werden. Dafür möchten wir unseren Dank aussprechen.

Auch für das wichtige Vorhaben des Smart Service Portals sind die heute eingesetzten Software-Produkte der Gemeinden erfolgsentscheidend.

Um was geht's?

Unter dem Einfluss der allseits präsenten Themen der digitalen Transformationen wurde durch die Fachstelle E-Government Aargau im Auftrag der Gemeindeammännger-Vereinigung und der Gemeindepersonal Fachverbände ein Zielbild erstellt, wie die Einwohnerinnen und Einwohner künftig mit der Verwaltung in Kontakt treten und welche Dienstleistungen und Informationen sie digital über das kundenzentrierte Smart Service Portal beziehen können. Den Anforderungen und Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden soll entsprochen, aber auch die Attraktivität der Verwaltungen als ArbeitgeberInnen damit gestärkt werden.

Das Smart Service Portal ist das zentrale Vorhaben, den Bezug von Verwaltungsleistungen durch den Kunden unabhängig von Verwaltungsorganisation und Staatsebene künftig über ein einziges Kundenportal abzuwickeln.

Die Aargauer Gemeinden bündeln diese Aktivitäten im digitalen Innovationsprogramm Fit4Digital. Das Smart Service Portal wird diverse Prozesse, auf Kunden- und Verwaltungsseite, verändern. Damit Betroffene zu Beteiligten gemacht werden können, wird das Programm mit den Elementen "Public Innovators" und "Arbeitsweise intern" ergänzt.

Kunden- und Verwaltungsprozesse

Nur wenn die Prozesslandschaft in der öffentlichen Verwaltung ganzheitlich (end-to-end) betrachtet wird können Prozesse transformiert werden. Veränderungen an Kundenprozessen haben auch grosse Auswirkungen auf die Verwaltungsprozesse.

Eine durchgängige und medienbruchfreie Prozessgestaltung der vielen Prozesse kann nicht über einen "Big Bang" eingeführt werden. Vielmehr agieren wir nach dem Motto "Step by Step". So ist zu erwarten, dass Kunden- und Verwaltungsprozesse nicht zeitgleich umgesetzt werden, sondern gestaffelt.

Bei der Umsetzung der Verwaltungsprozesse kommt Ihnen als Gemeindesoftware-Lösungsanbieter eine besonders wichtige Rolle zu Teil.

Über drei Ebenen zum gewünschten Resultat

Durchstich vom Smart Service Portal, über die BPMN Prozessebene bis hin in die Fachlösung - und zurück.
  1. Integration der Gemeindefachlösung
    Die Gemeindefachlösungen werden mittels einer definierten API an die Prozessebene angeschlossen. Damit ist die Basis für den Bezug von Informationen aus den entsprechenden Fachlösungen gegeben und die technische Basis der Kundenzentrierung gegeben.
  2. Anbindung Smart Service Portal
    Mit dieser Anbindung wird sichergestellt, dass die Informationen aus den Gemeindefachlösungen konsolidiert und einheitlich ins Smart Service Portal eingeliefert werden können. Kundenanfragen aus dem Smart Service Portal werden an die richtige Gemeinde oder angeschlossene Institution übermittelt.

Musterprozesse

Folgende fünf Musterprozesse haben wir designt:

Document order process

Introduction
The document order process allows citizens to order all kind of personal and unpersonal documents available at their municipality.
Business case description
To order personal documents, e.g. confirmation of residence, excerpt from the debt collection register or unpersonal documents as forms etc. the user logs in at the portal of its municipality where an overview of the available documents and forms, as well as an order history is shown.

An order can be submitted and depending on if it is a personal document or not, the document will be generated and returned right away from the system (mostly forms, unpersonal documents, etc.) or a new order task at the municipality side will be generated (documents with personal information of the user / sensitive data). The order task will be continued by an employee of the municipality who creates and generates the needed document out of the 3rd party software. Depending on the document the order will be returned by be the system or by post. The user will get a status update on its order over the system.
Document order proces - getting started

Address query process

Introduction
The address query process allows citizens to check their address information online.
Business case description
To view their own details, deposited at their municipality, the user logs in to the portal where the address query can be ordered. A request will be submitted and sent from the portal over the platform to the municipality 3rd party software, where the available data will be collected and send back to the user automatically.
Address query process – getting started

Material order process

Introduction
Material order process allows citizens to order different types of material, e.g. face masks, fire wood or other goods available at their municipality.
Business case description
Some municipalities offer different material and goods for their citizens to order online. As they login at the portal, they get an overview on the available goods, their previous orders, its status and so on. A new order will be sent over the portal through the Fit4Digital platform to the municipality 3rd party software, where it will be shown in an overview to work on for the municipality employees. The material will be prepared and as soon as it is ready to ship, the employees confirm the shipment in the system which will forward a status update of the order to the customers overview in the portal.
Material order process – getting started

Watermeter process

Introduction
Water meter process allows real estate owner or tenant to update the water meter reading into the system which reports the new water meter counter back to the municipality.
Business case description
As they confirm the named entries, they can report the current water meter readings into the system. After submitting, the system connects the account of the subscriber (who registered before) with the new values of the watermeter reading. Then the system checks the values for rules predefined by the municipality (e.g.deviation from the last year of +/- 10%). If the rules match, the values will be directed to the 3rd party software.

If there is a deviation, the municipality checks the entry an either start further clarification or submits the checked values to the 3rd party software where the values will be used for billing.
Watermeter process – getting started

KIBEG process

Einleitung
KIBEG process is needed to bill and authorize the support service of child daycare provided by the municipality.
Beschreibung
To bill the monthly contribution of child daycare the client logs in at the portal with their AHVN13 and the given registration credentials. After the service "Subvention KiBeG abrechnen" has been called up, personal information such as name, address and contact details are retrieved from the database of the specialist solution and displayed. The client can manually adjust the contact details here and return them to the specialist solution.

In addition, the client is shown a list of the valid subsidy orders with the respective amount that can still be billed. If a credit is still available, an input window can be opened by clicking on the button "Abrechnen" to submit a settlement.

With the upload button "Einzahlungsbeleg" the necessary document that proof, the bill has already been paid to the daycare, can be attached. After the user submitted the values, the system checks if the given balance is within the available amount. If not, the request will be rejected and the process is finished. The system routes it to a control task, where the employee simply checks if the announced receipts are completely and must decide if a payment is possible or not. If the payment is possible, it will be approved and forwarded with a payment file. If not, the employee must get in touch with the client to clarify further steps. If possible, they adjust the payout amount and forward it to the payment file as well. All the receipts and the payment file will be uploaded and forwarded to the 3rd party software, where the payment will be triggered and the document “Einzahlungsbeleg” filed.
KIBEG process – getting started