Geschäftsbericht 2024

Die Fit4Digital GmbH ist die Trägerin des digitalen Innovationsprogramms der Aargauer Gemeinden. Fit4Digital wurde im November 2020 gegründet. Sie verfolgt das Ziel, zusammen mit den Aargauer Gemeinden konkrete kommunale Services fachlich zu entwickeln, technisch umzusetzen und anschliessend kundenzentriert über das Smart Service Portal den Kundinnen und Kunden anbieten zu können. Dies nach dem Grundsatz «Digital first» der nationalen Organisation Digitale Verwaltung Schweiz.

Die Digitalisierung verändert unsere Gesellschaft und Verwaltung massgeblich. Statt abzuwarten, bis Lösungen diktiert werden, unterstützt Fit4Digital die Aargauer Gemeinden darin, ihre Veränderungen und Chancen selbst in die Hand zu nehmen und ihre digitale Zukunft proaktiv zu gestalten – professionell koordiniert und breit abgestützt.

Eigentümer der Fit4Digital GmbH sind die Gemeindeammänner-Vereinigung und der Grossteil der Gemeindepersonal-Fachverbände. Die Liste der Gesellschafter kann im Handelsregister eingesehen werden.
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Im Organisationshandbuch sind alle Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen abgebildet. Auf strategischer Ebene steuert die Geschäftsführung mittels zweier Gremien. Die Geschäftsführung, welche aus allen Gesellschafts-Vertretenden besteht, tagt pro Quartal einmal und ist im Wesentlichen für die Planung der Arbeiten zuständig. Der Geschäftsführungs-Ausschuss mit vier Mitgliedern trifft sich monatlich und befasst sich vorwiegend mit betrieblichen Themen und ebenfalls mit Planungsaufgaben.
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Für die Umsetzung der Arbeiten hat die Geschäftsführung die verschiedenen Rollen der Ebene Führung und Ausführung festgelegt. Die Projektorganisation ist wie das Projektvorgehen agil und verändert sich laufend.

Das digitale Innovationsprogramm Fit4Digital verzeichnete per Ende 2024 rund 70'800 kommunale Kundenbestellungen, die über das Smart Service Portal abgewickelt werden konnten und einen Totalbetrag von knapp 1.83 Mio Franken für die Aargauer Gemeinden generierten. Pro Monat werden derzeit rund 3‘500 Kundenbestellung bearbeitet, was im Vergleich zum sehr gut genutzten nationalen eUmzug im Kanton Aargau etwa 5x höher liegt. Diese Zahlen zeigen, dass die Kundinnen und Kunden die Services im Smart Service Portal bestens annehmen und auch nutzen. 
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Zusammen mit den Public Innovators – die Aargauer Gemeinschaft, bestehend aus innovativen Verwaltungsmitarbeitenden, die gemeinsam und geleitet von einer Reihe von Grundsätzen die öffentlichen Dienstleistungen verbessern wollen und ihre Arbeitsweise der Entwicklung anpassen – lag der diesjährige Fokus in der fachlichen Erstellung der im Jahr 2021 festgelegten und noch offenen Service-Ideen sowie an der Optimierung der bereits bestehenden Services im Smart Service Portal.
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Seit Ende 2024 steht den Fit4Digital-Gemeinden auch der Formular-Designer für die Erstellung von individuellen Services auf der Gemeindewebseite zur Verfügung. Der Low-Code Formular-Designer ermöglicht den Gemeinden eine rasche und unkomplizierte Erstellung von digitalen Services, ohne dass grosses technisches Know-how vorhanden sein muss. Gemeinden haben damit die Möglichkeit, ihre bestehenden PDF-Formulare auf der Gemeindewebseite innert nützlicher Zeit in einen digitalen Service umzuwandeln. Die Verarbeitung der eingehenden Bestellungen funktioniert wie bei Fit4Digital gewohnt im Gemeinde-Cockpit oder falls möglich und sinnvoll in den bestehenden Fachlösungen. In der Servicekonfiguration kann zudem das Look & Feel der bestehenden Gemeindewebseite übernommen werden. Auch ist eine direkte Integration in die bestehende Gemeindewebseiten-Umgebung mittels iFrame möglich, sodass die vorhandenen Navigationspunkte sowie die Microservices weiter angezeigt und wie gewohnt verwendet werden können.
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Ein weiterer grosser Service, welcher im Jahr 2024 in Betrieb genommen werden konnte, ist das Steuerkonto. Die Steuerzahlerinnen und Steuerzahler des Kantons Aargau haben mit dem Steuerkonto die Möglichkeit, jederzeit die aktuellen Salden ihrer geschuldeten Kantons- und Gemeindesteuern sowie ihrer direkten Bundessteuer für alle Steuerjahre und Steuerarten einzusehen.  Dabei erleichtert ihnen eine detaillierte Rechnungsübersicht (mit optimalen Filteroptionen) die Nachverfolgung ihrer Zahlungen. Jeder Beleg ermöglicht ihnen, die Buchungsinformation zu überprüfen und für ausstehende Zahlungen eine QR-Rechnung zu generieren.

Die Ergebnisliste 2024 bildet die jährliche Zielsetzungsbasis mit 23 Zielen, über welche die Geschäftsführung die Umsetzung steuert. Es sind dies aggregiert die folgenden Inhalte:
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Grossmehrheitlich kann die Ergebnis-Situation für das Jahr 2024 als erfüllt beurteilt werden. Die nicht oder nur teilweise erfüllten Ziele sind die Definition und Kommunikation der Betriebsorganisation per 01.01.2026 und der Abschluss der entsprechenden Vorbereitungsarbeiten sowie die Integration weiterer Gemeindefachlösungen.

Siehe gemäss Bilanz und Erfolgsrechnung im Anhang.

Der Transformationsprozess dient der Umsetzung der strategischen Zielsetzungen, die im Transformationsplan definiert wurden. Ziel ist es, diese operativ wirksam werden zu lassen und die Organisation sowohl strukturell als auch personell auf den Wirkbetrieb ab Mitte 2025 vorzubereiten.

In einer ersten Phase (Initialisierung) wurde durch die BCP Business Consulting Partner AG eine Studie erarbeitet, welche verschiedene Varianten für die Betriebsorganisation entscheidungsreif dokumentiert. Auf dieser Basis hat sich die Geschäftsführung im intensiven Austausch mit den Präsidien der Gemeindeammänner-Vereinigung und der Gemeindepersonal-Fachverbände im Jahr 2023 für eine Organisationsvariante entschieden und gleichzeitig eine Projektverlängerung beschlossen. Die gewählte Variante soll ab Mitte 2025 in Betrieb sein.

Im Jahr 2024 wurde die Geschäftsführung weiterhin durch die BCP Business Consulting Partner AG unterstützt. Der Transformationsprozess wurde in drei Phasen unterteilt. In der 1. Phase lag der Schwerpunkt auf der Ausschreibung und dem Aufbau der Geschäftsleitung. Der Auftrag für die operative Leitung und die Koordination der Public Innovators ab 01.01.2025 wurde an die Digital Boutique GmbH in Baden vergeben. In der 2. Phase sollen die Projektarbeiten bereits massgeblich durch die neue operative Leitung bestritten werden.

Die Planungsarbeiten für das Jahr 2025 konnten durch den Geschäftsführungs-Ausschuss genehmigt werden. Die Operative Leitung wird sich anfangs Jahr mithilfe von unterschiedlichen Umfragen bei den Public Innovators, den Gemeindeverwaltungen sowie den Fachverbänden einen Überblick über den Zwischenstand und die künftigen Anforderungen im Rahmen von Fit4Digital einholen. Auch die Bedürfnisse der Einwohnerinnen und Einwohner sollen künftig noch stärker einbezogen werden. Zudem wird eine Service-Liste mit aktualisierten Service-Ideen entstehen, welche zusammen mit den Public Innovators fachlich definiert und technisch umgesetzt werden. Weiter werden im Q1 bereits die Innovationsgruppen-Treffen weitergeführt, in welchem unter anderem die im Jahr 2024 fachlich erarbeiteten Service mit konkreten technischen Lösungen präsentiert werden. Im Laufe des Jahres wird darüber hinaus die Bearbeitung des zweiten Teils des Transformationsprozesses aufgenommen.