FAQ

Das Smart Service Portal ist eine digitales, modernes und kundenzentriertes Service- und Dienstleistungsportal. Es ermöglicht der Aargauer Bevölkerung, zeit- und ortsunabhängig Verwaltungsleistungen zu bestellen und verwalten. Weiter ist das Smart Service Portal eine Prozessmaschine, die Verwaltungsleistungen automatisiert abwickeln und die benötigten Daten aus unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Das ist gleich doppelt praktisch, denn: Einerseits können Einwohnerinnen und Einwohner ihre Leistungen zentral und zu jeder Zeit beziehen, und andererseits wird die Verwaltung entlastet.

Fit4Digital ist das Programm und die Organisation, welche für die beteiligten Gemeinden die notwendigen Arbeiten erledigt, damit kommunale Services im Smart Service Portal angeboten werden können.

Den Benutzerinnen und Benutzern des Smart Service Portals wird ein zentraler Einstiegspunkt zur Verfügung gestellt, um einen Grossteil von Verwaltungsleistungen digital zu beziehen. Dabei spielt es keine Rolle, welche föderale Ebene (Bund, Kanton oder Gemeinde) für das Angebot der Leistungen verantwortlich ist.

Die Alternative zu «Fit4Digital» wäre, dass jede einzelne Gemeinde bei ihrem Softwareanbieter die Schnittstellen für durchgängige E-Government-Prozesse selbständig in Auftrag gibt. Dies wäre im Gesamten viel aufwendiger und auch viel teurer. Mit dem gewählten Vorgehen wird dagegen sichergestellt, dass die Aargauer Gemeinden in kurzer Zeit möglichst viele durchgängige E-Government-Angebote bieten können. Dies ist jedoch nur möglich, wenn möglichst viele Gemeinden mitmachen und dabei lernen, mit einer gewissen und kalkulierbaren Ungewissheit umzugehen. Einer für alle, alle für einen.

Fit4Digital wird von der Gemeindeammänner-Vereinigung und den Gemeindepersonal Fachverbänden getragen und über die Fachstelle E-Government Aargau mit dem Kanton koordiniert. Bereits 167 von 200 Aargauer Gemeinden sind bei Fit4Digital an Bord.

Zur Realisierung wurde eine Programmorganisation nach der agilen Form der Projektmethodik des Bundes HERMES installiert.

Die Rahmenvereinbarung zwischen dem Kanton und den Gemeindepersonal-Fachverbänden wurde erstmals 2013 abgeschlossen und somit startete die E-Government-Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden. Die Rahmenvereinbarung wurde daraufhin zweimal in Zusammenarbeit mit allen Gemeindepersonal-Fachverbänden überarbeitet, letztmals mit der Version vom Februar 2021. Auch die Zusatzstrategie Smart Services Aargau (vormals E-Government Strategie Aargau) wurde überarbeitet. Dies mit dem Fokus auf den Aufbau des gemeinsamen und kundenzentrieren Smart Service Portal Aargau.

Die politische Steuerung von Smart Services Aargau unter der Leitung von Regierungsrat Dr. Markus Dieth besteht aus 9 Vertretern. 4 Kantonale, 4 Kommunale und ein Wirtschaftsvertreter.

Die Aufgaben der Fachstelle Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau) werden durch je einen kantonalen und kommunalen Vertreter ausgeführt. Es sind dies Benno Kissling als kantonaler Beauftragter und Leiter der Fachstelle Smart Services Aargau und Gérald Strub als Beauftragter der Gemeinden im Auftrag der Gemeindeammänner-Vereinigung und aller kommunalen Gemeindepersonal-Fachverbände.

Die Public Innovators sind rund 100 Verwaltungsmitarbeitende, die gemeinsam aktiv das Smart Service Portal mitgestalten. Mit ihrem Einsatz helfen sie dabei, die Services des Portals zu entwickeln und täglich zu verbessern.

Die grosse Fülle an Services und Dienstleistungen im Smart Service Portal kann nicht mittels «Big Bang» implementiert werden. Eine sinnvolle und nachvollziehbare und abgestufte Vorgehensweise ist daher sinnvoll. Das Smart Service Portal ist mit 21 Services gestartet und wird laufend mit Services erweitert.

Während ein Strassenbauprojekt aufgrund seiner guten Planbarkeit und Klärung der Ausgangslage nach dem Wasserfall-Prinzip geplant und umgesetzt werden kann, braucht es in einem Digitalisierungsprojekt ein anderes Vorgehen. Die hohe Dynamik in der Technologie und die grosse Anzahl von Unbekannten führen dazu, dass ein agiles Projektvorgehen eingesetzt werden muss. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass Teilschritte stets evaluiert und die Erkenntnisse in die Folgeplanung einfliessen können. Diese Arbeitsweise führt zu einem kalkulierbareren Projektrisiko und einer besseren Zielerrechnung.

Ja. Es konnten bereits vier Schnittstellen zu Gemeindesoftware-Anbietern in Auftrag gegeben werden. Mit weiteren Anbietern befindet sich Fit4Digital in Verhandlungen der vertraglichen Rahmenbedingungen.

Fit4Digital lebt konsequent den Ansatz der Kundenzentrierung. Wir verfolgen die Hauptzielsetzung, dass 80% aller Dienstleistungen aus Sicht des Kunden bis Ende 2023 digital angeboten werden. Im März 2022 startete das Smart Service Portal mit 21 kommunalen Services.

Die erste Version des Smart Service Portals wird in Deutsch angeboten. Es besteht jedoch die Absicht, zu einem späteren Zeitpunkt Übersetzungstools zu implementieren.

Es wird nach Daten unterschieden, welche im Datenstandard enthalten sind und nach Daten welche fakultativ sind. Daten, welche zum Datenstandard gehören, können von den Einwohnerinnen und Einwohnern im Smart Service Portal nicht überschrieben werden. Fakultative Daten wie z.B. eine Telefonnummer oder eine E-Mailadresse, können von den Einwohnerinnen und Einwohnern geändert werden, werden aber von der Gemeinde vor der Änderung freigegeben.

Nein, um als Gemeinde Services auf dem Smart Service Portal anbieten zu können, braucht es keine speziellen Software-Lösungen, die durch die Gemeinden beschafft werden müssen. Die notwendige Software – insbesondere die Prozessplattform – wurde durch die Fit4Digital GmbH für alle Gemeinden beschafft. Für die Anbindung bestehender Software, um durchgängige Prozesse anbieten zu können, muss die Software auf einem aktuellen Stand sein, um die entsprechenden Schnittstellen installieren zu können.

In der ersten Version des Smart Service Portals werden noch keine Sammelbestellungen möglich sein. Die Anforderung ist jedoch aufgenommen und wird eingeplant.

Ja. Jede Gemeinde kann selbst entscheiden, welche Services sie über das Smart Service Portal anbieten möchte. Bei Services, bei denen Artikel bestellt werden können (bspw. Abfallmarken), können die Gemeinden die Artikel individuell erfassen und spezifizieren.

Fit4Digital hat für sämtliche Fit4Digital-Gemeinden den Online-Bezahldienst Payrexx beschafft. Die Gemeinden eröffnen bei Payrexx mittels Anleitung von Fit4Digital ein Konto und können für jeden Service individuell Konten und Buchungstexte hinterlegen.

Aus Gründen der Fairness und der Gleichbehandlung der Gemeinden steht den Einwohnerinnen und Einwohnern von Gemeinden, die sich nicht beteiligen, das Smart Service Portal nicht bzw. nur eingeschränkt zur Verfügung. Betroffene Einwohnerinnen und Einwohner dürfen sich gerne direkt bei Ihrer Gemeinde melden und das Bedürfnis zur Beteiligung am Smart Service Portal anbringen.

Zentrales Informationsmittel ist die Website. Die Seite wird laufend ausgebaut und ergänzt. Darüber hinaus gibt es seit Februar 2022 einen Fit4Digital Newsletter, der von allen Interessierten abonniert werden kann. Fit4Digital ist zusätzlich auch auf LinkedIn mit den stets aktuellen Informationen aktiv.

Dies ist eine Anforderung, die wir mit den Public Innovators aufgenommen und umgesetzt haben, da dies in vielen Fällen von Einwohnerinnen und Einwohnern gewünscht wird. Zudem können gemäss Public Innovators alle eingesetzten Software-Produkte auch mehrsprachige Bescheinigungen ausstellen.

Der Service-Ratenzahlung kann aus Sicht der Einwohnerin oder des Einwohners online eingesehen werden. Das Zustellen des Ratenplans bzw. der Einzahlungsscheine geschieht ausserhalb des Portals, da das Modul "Meine Dokumente" auf dem Smart Service Portal noch nicht zur Verfügung steht.

Das Team von Fit4Digital wird in den ersten paar Monaten die entsprechenden Auszüge und Listen proaktiv den Finanzabteilungen zustellen. Wenn alles so weit ist, werden wir weitere Schulungen und Dokumentationen zur Verfügung stellen, die aufzeigen, wie dies von den Gemeinden selbst vorgenommen werden kann.

Von den Gemeindesoftware-Anbietern Axians, CMI, Dialog, Hürlimann, Talus, OBT und Vemag ist im Q3 2021 ein Angebot eingegangen. Die Fit4Digital Geschäftsführung hat entschieden mit den ersten Anbietern (Dialog, Hürlimann, Talus, OBT, Vemag) die vertragliche Zusammenarbeit einheitlich zu klären und die Umsetzung von durchgängigen Services im 2022 zu starten.

Gerne können Sie mit Ihrem Gemeindesoftware-Anbieter Kontakt aufnehmen und damit Fit4Digital in den Bemühungen unterstützen. Allenfalls macht es vorher Sinn, dass Sie sich mit Fit4Digital abstimmen.

Wir werden den Gemeinden Textbausteine für die Gemeinde-Kommunikationsmittel wie Gemeinde-Webseite, Social-Media-Kanäle, Aushang im Schaukasten, Ergänzung in der Neuzuzüger-Broschüre, Nennung im Gemeindeblatt, Beilage beim Rechnungsversand, Anzeige in der Mail-Signatur, F4D Video an der Gemeindeversammlung und andere zur Verfügung stellen. Die Gemeinden werden im April 2022 mit den Textbausteinen beliefert.

Registrieren muss man sich initial immer. Dies wird vorzugsweise mit den gleichen Login-Daten wie die von www.ag.ch gemacht, da im Hintergrund eine Verknüpfung stattfindet.

Der Benutzer sieht spätestens bei der Auswahl der Gemeinde, bevor er mit dem Ausfüllen des Formular startet, ob seine Gemeinde den entsprechenden Service anbietet oder nicht. Sollte ein Service nicht zur Verfügung stehen, gelangt der Benutzer auch nicht auf den Service.

Ja, das ist möglich. Dank unseren Public Innovators hatten wir dieses Bedürfnis sehr früh auf dem Radar.

Dies wird aktuell nur für den Service "Erbenverzeichnis bestellen" zur Verfügung stehen, da bei diesem Service vorab keine fixe Gebühr angegeben werden kann. Wir möchten mit dem SSP den Grundsatz Digital First vorantreiben. Unsere Zahlungsmittel sind grundsätzlich Kreditkarte (Mastercard, Visa), Postfinance Card und Twint.

Als BPMN-Prozessebene wird die Prozessplattform der CumulusPro AG eingesetzt. Die Lösung ist erprobt und ist in der Schweiz wie auch International bestens positioniert. Zu den Kunden in der Schweiz zählen unter anderem die Schweizer Post, die Luzerner Kantonalbank sowie diverse Gemeinden. Mehr Informationen zur Sicherheit und Vorkehrungen der CumulusPro finden Sie unter https://cumuluspro.com/trust-security.

Die kommunalen Services von F4D speichern dauerhaft keine Daten, sondern leiten die Anfrage an die richtige Stelle (Gemeinde, Regionales Zivilstandesamt, u.a.) weiter. Die ordinären Daten sind und bleiben – wie beim GERES Abgleich und dem eUmzug – in den kommunalen Gemeindefachlösungen. Die Gemeindefachlösungen sind im Eigentum der Gemeinden und damit liegt die Verantwortung bei einem möglichen Datenleck bei der Gemeinde selber.