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Trägerschaft und Kontakt
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Häufige Fragen
Die FAQ's werden laufend ergänzt.
01. Allgemein
Was ist das Ziel des Vorhabens?
Das Smart Service Portal ist eine digitales, modernes und kundenzentriertes Service- und Dienstleistungsportal. Es ermöglicht der Aargauer Bevölkerung, zeit- und ortsunabhängig Verwaltungsleistungen zu bestellen und verwalten. Weiter ist das Smart Service Portal eine Prozessmaschine, die Verwaltungsleistungen automatisiert abwickeln und die benötigten Daten aus unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Das ist gleich doppelt praktisch, denn: Einerseits können Einwohnerinnen und Einwohner ihre Leistungen zentral und zu jeder Zeit beziehen, und andererseits wird die Verwaltung entlastet.
Fit4Digital ist das Programm und die Organisation, welche für die beteiligten Gemeinden die notwendigen Arbeiten erledigt, damit kommunale Services im Smart Service Portal angeboten werden können.
Fit4Digital ist das Programm und die Organisation, welche für die beteiligten Gemeinden die notwendigen Arbeiten erledigt, damit kommunale Services im Smart Service Portal angeboten werden können.
Was ist das erwartete Ergebnis?
Den Benutzerinnen und Benutzern des Smart Service Portals wird ein zentraler Einstiegspunkt zur Verfügung gestellt, um einen Grossteil von Verwaltungsleistungen digital zu beziehen. Dabei spielt es keine Rolle, welche föderale Ebene (Bund, Kanton oder Gemeinde) für das Angebot der Leistungen verantwortlich ist.
Welcher Mehrwert soll generiert werden?
- Steigerung der Kundenfreundlichkeit der Verwaltung gegenüber den Einwohnerinnen und Einwohnern (orts- und zeitunabhängig)
- Produktivitätssteigerung der Verwaltungsmitarbeitenden durch Reduktion der Schalterkontakte
- (Teil-)Automatisierte Prozessabwicklung dank der Vernetzung unterschiedlicher Datenbanken und Applikationen
- Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität in der Verwaltung durch die Reduktion von repetitiven Arbeiten und dem Einsatz moderner Systeme
- Schaffen von Einsparungspotenzial in der Verwaltung trotz steigender Anspruchshaltung, Aufgaben und Komplexität
Meilensteine und Zielerreichung
2020
- Gründung der Fit4Digital GmbH
- Aufbau von professionellen Organisations- und Umsetzungsstrukturen
2021
- Wir informieren die Öffentlichkeit und erarbeiten ein Kommunikationskonzept.
- Erste Massnahmen werden umgesetzt, unsere Website geht live.
- Das Smart-Service-Portal wird entwickelt und technisch realisiert. Die Zusammenarbeit mit dem Kanton Aargau funktioniert hervorragend.
- An insgesamt über 30 Treffen mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen wurden Wünsche und Bedürfnisse aufgenommen und konkrete Online-Services definiert.
2022
- Zugänge für Gemeinden werden eingerichtet
- Pilotbetrieb mit den «First Movern»
- Schulungen werden durchgeführt
- Support wird eingerichtet
- Der Testbetrieb ist erfolgreich über die Bühne gegangen
- Erfolgreiches Go Live: Seit 24. März 2022 profitieren die Aargauerinnen und Aargauer von zahlreichen digitalen Verwaltungsleistungen.
Was ist die Alternative?
Die Alternative zu «Fit4Digital» wäre, dass jede einzelne Gemeinde bei ihrem Softwareanbieter die Schnittstellen für durchgängige E-Government-Prozesse selbständig in Auftrag gibt. Dies wäre im Gesamten viel aufwendiger und auch viel teurer. Mit dem gewählten Vorgehen wird dagegen sichergestellt, dass die Aargauer Gemeinden in kurzer Zeit möglichst viele durchgängige E-Government-Angebote bieten können. Dies ist jedoch nur möglich, wenn möglichst viele Gemeinden mitmachen und dabei lernen, mit einer gewissen und kalkulierbaren Ungewissheit umzugehen. Einer für alle, alle für einen.
02. Organisation & Vorgehen
Wer unterstützt das Vorhaben?
Fit4Digital wird von der Gemeindeammänner-Vereinigung und den Gemeindepersonal Fachverbänden getragen und über die Fachstelle E-Government Aargau mit dem Kanton koordiniert. Bereits 167 von 200 Aargauer Gemeinden sind bei Fit4Digital an Bord.
Wie ist das Vorhaben organisiert?
Zur Realisierung wurde eine Programmorganisation nach der agilen Form der Projektmethodik des Bundes HERMES installiert.
Wie verhält sich Fit4Digital zu Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau)?
Die Rahmenvereinbarung zwischen dem Kanton und den Gemeindepersonal-Fachverbänden wurde erstmals 2013 abgeschlossen und somit startete die E-Government-Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden. Die Rahmenvereinbarung wurde daraufhin zweimal in Zusammenarbeit mit allen Gemeindepersonal-Fachverbänden überarbeitet, letztmals mit der Version vom Februar 2021. Auch die Zusatzstrategie Smart Services Aargau (vormals E-Government Strategie Aargau) wurde überarbeitet. Dies mit dem Fokus auf den Aufbau des gemeinsamen und kundenzentrieren Smart Service Portal Aargau.
Die politische Steuerung von Smart Services Aargau unter der Leitung von Regierungsrat Dr. Markus Dieth besteht aus 9 Vertretern. 4 Kantonale, 4 Kommunale und ein Wirtschaftsvertreter.
Die Aufgaben der Fachstelle Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau) werden durch je einen kantonalen und kommunalen Vertreter ausgeführt. Es sind dies Benno Kissling als kantonaler Beauftragter und Leiter der Fachstelle Smart Services Aargau und Gérald Strub als Beauftragter der Gemeinden im Auftrag der Gemeindeammänner-Vereinigung und aller kommunalen Gemeindepersonal-Fachverbände.
Die politische Steuerung von Smart Services Aargau unter der Leitung von Regierungsrat Dr. Markus Dieth besteht aus 9 Vertretern. 4 Kantonale, 4 Kommunale und ein Wirtschaftsvertreter.
Die Aufgaben der Fachstelle Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau) werden durch je einen kantonalen und kommunalen Vertreter ausgeführt. Es sind dies Benno Kissling als kantonaler Beauftragter und Leiter der Fachstelle Smart Services Aargau und Gérald Strub als Beauftragter der Gemeinden im Auftrag der Gemeindeammänner-Vereinigung und aller kommunalen Gemeindepersonal-Fachverbände.
Wer sind die Public Innovators?
Die Public Innovators sind rund 100 Verwaltungsmitarbeitende, die gemeinsam aktiv das Smart Service Portal mitgestalten. Mit ihrem Einsatz helfen sie dabei, die Services des Portals zu entwickeln und täglich zu verbessern.
Wie ist das allgemeine Vorgehen?
Die grosse Fülle an Services und Dienstleistungen im Smart Service Portal kann nicht mittels «Big Bang» implementiert werden. Eine sinnvolle und nachvollziehbare und abgestufte Vorgehensweise ist daher sinnvoll. Das Smart Service Portal ist mit 21 Services gestartet und wird laufend mit Services erweitert.
Wie sieht das Projektvorgehen im Vergleich zu einem Strassenbauprojekt aus?
Während ein Strassenbauprojekt aufgrund seiner guten Planbarkeit und Klärung der Ausgangslage nach dem Wasserfall-Prinzip geplant und umgesetzt werden kann, braucht es in einem Digitalisierungsprojekt ein anderes Vorgehen. Die hohe Dynamik in der Technologie und die grosse Anzahl von Unbekannten führen dazu, dass ein agiles Projektvorgehen eingesetzt werden muss. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass Teilschritte stets evaluiert und die Erkenntnisse in die Folgeplanung einfliessen können. Diese Arbeitsweise führt zu einem kalkulierbareren Projektrisiko und einer besseren Zielerrechnung.
Sind die Softwareanbieter mit an Bord?
Ja. Es konnten bereits vier Schnittstellen zu Gemeindesoftware-Anbietern in Auftrag gegeben werden. Mit weiteren Anbietern befindet sich Fit4Digital in Verhandlungen der vertraglichen Rahmenbedingungen.
Welches sind die wichtigsten Verwaltungsdienstleistungen und nach welcher Priorität werden diese im Smart Service Portal umgesetzt?
Fit4Digital lebt konsequent den Ansatz der Kundenzentrierung. Wir verfolgen die Hauptzielsetzung, dass 80% aller Dienstleistungen aus Sicht des Kunden bis Ende 2023 digital angeboten werden. Im März 2022 startete das Smart Service Portal mit 21 kommunalen Services.
In welchen Sprachen steht das Smart Service Portal zu Verfügung?
Die erste Version des Smart Service Portals wird in Deutsch angeboten. Es besteht jedoch die Absicht, zu einem späteren Zeitpunkt Übersetzungstools zu implementieren.
Können Einwohnerinnen und Einwohner Ihre persönlichen Daten direkt über das Smart Service Portal bei der Gemeinde ändern lassen? Falls ja, welche Daten sind da betroffen?
Es wird nach Daten unterschieden, welche im Datenstandard enthalten sind und nach Daten welche fakultativ sind. Daten, welche zum Datenstandard gehören, können von den Einwohnerinnen und Einwohnern im Smart Service Portal nicht überschrieben werden. Fakultative Daten wie z.B. eine Telefonnummer oder eine E-Mailadresse, können von den Einwohnerinnen und Einwohnern geändert werden, werden aber von der Gemeinde vor der Änderung freigegeben.
Müssen bei der Gemeinde noch bestimmte oder weitere Software-Lösungen angeschafft werden im Zuge der Anbindung an das Smart Service Portal?
Nein, um als Gemeinde Services auf dem Smart Service Portal anbieten zu können, braucht es keine speziellen Software-Lösungen, die durch die Gemeinden beschafft werden müssen. Die notwendige Software – insbesondere die Prozessplattform – wurde durch die Fit4Digital GmbH für alle Gemeinden beschafft. Für die Anbindung bestehender Software, um durchgängige Prozesse anbieten zu können, muss die Software auf einem aktuellen Stand sein, um die entsprechenden Schnittstellen installieren zu können.
Können Sammelbestellungen (z.B. Wohnsitzbescheinigungen für eine vier köpfige Familie) ausgelöst werden oder müssen diese pro Person separat bestellt werden?
In der ersten Version des Smart Service Portals werden noch keine Sammelbestellungen möglich sein. Die Anforderung ist jedoch aufgenommen und wird eingeplant.
Kann jede Gemeinde selber entscheiden, welche Produkte und Services über das Smart Service Portal angeboten werden?
Ja. Jede Gemeinde kann selbst entscheiden, welche Services sie über das Smart Service Portal anbieten möchte. Bei Services, bei denen Artikel bestellt werden können (bspw. Abfallmarken), können die Gemeinden die Artikel individuell erfassen und spezifizieren.
Wie wird das Inkasso der zahlungspflichtigen Services abgewickelt?
Fit4Digital hat für sämtliche Fit4Digital-Gemeinden den Online-Bezahldienst Payrexx beschafft. Die Gemeinden eröffnen bei Payrexx mittels Anleitung von Fit4Digital ein Konto und können für jeden Service individuell Konten und Buchungstexte hinterlegen.
Stehen die Services auch Einwohnenden zur Verfügung, deren Gemeinden sich nicht an der Entwicklung und dem Betrieb des Smart Service Portal beteiligt haben?
Aus Gründen der Fairness und der Gleichbehandlung der Gemeinden steht den Einwohnerinnen und Einwohnern von Gemeinden, die sich nicht beteiligen, das Smart Service Portal nicht bzw. nur eingeschränkt zur Verfügung. Betroffene Einwohnerinnen und Einwohner dürfen sich gerne direkt bei Ihrer Gemeinde melden und das Bedürfnis zur Beteiligung am Smart Service Portal anbringen.
03. Finanzen
Wer finanziert das Vorhaben?
Die Finanzierung des Einwohnerportals wird während der Realisierungsphase (2020 bis 2023) mit einem Digitalisierungsfünfliber pro Jahr und Einwohner, der paritätisch durch Gemeinden und Kanton getragen wird, sichergestellt. Die Gemeinden beteiligen sich mit CHF 2.50 pro Einwohner und Jahr. Der Kanton beteiligt sich im selben Masse mittels Sach- und/oder Finanzleistungen. Hierbei ist zu erwähnen, dass für die Umsetzung des Smart Service Portals die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden mit dem Kanton ein zentraler Erfolgsfaktor ist.
Was wird damit finanziert?
Folgende Arbeiten werden damit finanziert:
- Projektorganisation
- Entwicklung Portallösung
- Modellierung Prozesse
- Entwicklung Schnittstellen
- Public Innovators
- Reserve
Es ist geplant, die Kostenentwicklung laufend und transparent auszuweisen.
Weshalb braucht es für die Finanzierung eine eigenständige Körperschaft?
Neben der Steuerung des kommunalen Digitalisierungsprogramms «Fit4Digital» wird die Fit4Digital GmbH die Gemeindebeiträge (Digitalisierungsfünfliber) einziehen und treuhänderisch verwalten. Über die geplanten vier Jahre gesehen, handelt es sich hierbei um einen Betrag von rund CHF 5 Mio. Dieser Betrag legitimierte die Gründung einer eigenständigen Körperschaft, welche durch die Gemeindeammänner-Vereinigung und die Gemeindepersonal-Fachverbände zu gleichen Teilen getragen wird. Die direkte Steuerung und Finanzierung über die Fachstelle E-Government Aargau hat sich nicht angeboten, da die Fachstelle einerseits nicht über die notwendigen Strukturen verfügt und diese Aufgabe weder in der E-Government-Strategie noch in der Rahmenvereinbarung vorgesehen ist. Zudem verfügt der Kanton bereits über eine eigene Digitalisierungsstrategie, welche für die Gemeinden nicht 1:1 übernommen werden konnte.
Wer verrechnet die Beiträge?
Die Fit4Digital GmbH ist für die Verrechnung der Beiträge zuständig.
Wie ist sichergestellt, dass sich der Kanton auch mit CHF 2.50 pro Einwohner an den Kosten beteiligt?
Der Kanton ist für die Bereitstellung des Smart Service Portals verantwortlich und übernimmt die Kosten, welche hierfür entstehen. Der Kanton kann – wie die Gemeinden auch – seine Dienstleistungen in das Portal einbinden. Es ist also im Interesse des Kantons, möglichst viele Dienstleistungen über das Smart Service Portal abzuwickeln. Die Gemeinden können ihre Mittel dazu nutzen, ihre Dienstleistungen unter Einbezug der Public Innovators in das Portal einzubinden und die Gemeinden in der neuen Arbeitsweise mit dem Smart Service Portal zu unterstützen.
Wie ist die Schnittstelle des Zahlungsprozesses und des Dienstleistungsangebotes inkl. Austausch von vertraulichen Daten programmiert?
Mit dem Schweizer Online-Zahlungsanbieter Payrexx nutzt F4D eine erprobte Lösung, welche international bestens positioniert ist. Die Lösung hält die aktuellen gesetzlichen Vorgaben ein. Das Payment Pop-Up wird von Payrexx zur Verfügung gestellt und direkt in die kommunalen Services eingebunden. Die Bezahlinformationen wie Kreditkartennummer werden im Payrexx Pop-Up durch die Einwohnenden eingetragen und verschlüsselt direkt an die Payrexx Plattformübermittelt. F4D kennt die Zahlungsinformationen zu keinem Zeitpunkt, es werden also auch keine Zahlungsinformationen durch F4D gespeichert. Weitere Informationen und Richtlinien sind unter www.payrexx.ch/de/rechtliches zu finden.
04. Kollaboration & Kommunikation
Wo kann man sich über das Projekt informieren?
Zentrales Informationsmittel ist die Website. Die Seite wird laufend ausgebaut und ergänzt. Darüber hinaus gibt es seit Februar 2022 einen Fit4Digital Newsletter, der von allen Interessierten abonniert werden kann. Fit4Digital ist zusätzlich auch auf LinkedIn mit den stets aktuellen Informationen aktiv.
05. Smart Service Portal
Weshalb muss bei der Bestellung einer Hauptwohnsitzbescheinigung die Sprache des auszustellenden Dokuments angegeben werden?
Dies ist eine Anforderung, die wir mit den Public Innovators aufgenommen und umgesetzt haben, da dies in vielen Fällen von Einwohnerinnen und Einwohnern gewünscht wird. Zudem können gemäss Public Innovators alle eingesetzten Software-Produkte auch mehrsprachige Bescheinigungen ausstellen.
Wie sieht das Formular für das Beantragen einer Ratenzahlung aus, und wie kann dieses auf der Plattform bearbeitet werden? Wo ist Korrespondenz ausserhalb der Plattform notwendig?
Der Service-Ratenzahlung kann aus Sicht der Einwohnerin oder des Einwohners online eingesehen werden. Das Zustellen des Ratenplans bzw. der Einzahlungsscheine geschieht ausserhalb des Portals, da das Modul "Meine Dokumente" auf dem Smart Service Portal noch nicht zur Verfügung steht.
Wie bekommt die Abteilung Finanzen Informationen zu bezahlten Leistungen?
Das Team von Fit4Digital wird in den ersten paar Monaten die entsprechenden Auszüge und Listen proaktiv den Finanzabteilungen zustellen. Wenn alles so weit ist, werden wir weitere Schulungen und Dokumentationen zur Verfügung stellen, die aufzeigen, wie dies von den Gemeinden selbst vorgenommen werden kann.
Bitte geben Sie uns bekannt, welche Gemeindesoftware-Anbieter der Zusammenarbeit bereits zugestimmt haben.
Von den Gemeindesoftware-Anbietern Axians, CMI, Dialog, Hürlimann, Talus, OBT und Vemag ist im Q3 2021 ein Angebot eingegangen. Die Fit4Digital Geschäftsführung hat entschieden mit den ersten Anbietern (Dialog, Hürlimann, Talus, OBT, Vemag) die vertragliche Zusammenarbeit einheitlich zu klären und die Umsetzung von durchgängigen Services im 2022 zu starten.
Dürfen wir von Seite der Gemeinde bei unseren Gemeindesoftware-Anbieter bezüglich einer zukünftigen Zusammenarbeit nachhacken? Wenn ja, wie?
Gerne können Sie mit Ihrem Gemeindesoftware-Anbieter Kontakt aufnehmen und damit Fit4Digital in den Bemühungen unterstützen. Allenfalls macht es vorher Sinn, dass Sie sich mit Fit4Digital abstimmen.
Wie ist die Kommunikation an die Bevölkerung angedacht? Gibt es ein gemeinsames Wording, bzw. eine Anleitung?
Wir werden den Gemeinden Textbausteine für die Gemeinde-Kommunikationsmittel wie Gemeinde-Webseite, Social-Media-Kanäle, Aushang im Schaukasten, Ergänzung in der Neuzuzüger-Broschüre, Nennung im Gemeindeblatt, Beilage beim Rechnungsversand, Anzeige in der Mail-Signatur, F4D Video an der Gemeindeversammlung und andere zur Verfügung stellen. Die Gemeinden werden im April 2022 mit den Textbausteinen beliefert.
Können die Benutzer mit den bereits vorhandenen Login-Daten der Seite www.ag.ch verknüpft werden oder muss ein neues Login erstellt werden?
Registrieren muss man sich initial immer. Dies wird vorzugsweise mit den gleichen Login-Daten wie die von www.ag.ch gemacht, da im Hintergrund eine Verknüpfung stattfindet.
Zu welchem Zeitpunkt sieht der Kunde des Smart Service Portal Aargau, dass ein Service in seiner Gemeinde nicht angeboten wird?
Der Benutzer sieht spätestens bei der Auswahl der Gemeinde, bevor er mit dem Ausfüllen des Formular startet, ob seine Gemeinde den entsprechenden Service anbietet oder nicht. Sollte ein Service nicht zur Verfügung stehen, gelangt der Benutzer auch nicht auf den Service.
Ist das Bezahlen mit Twint möglich?
Ja, das ist möglich. Dank unseren Public Innovators hatten wir dieses Bedürfnis sehr früh auf dem Radar.
Ist das Bezahlen mit einer Rechnung möglich?
Dies wird aktuell nur für den Service "Erbenverzeichnis bestellen" zur Verfügung stehen, da bei diesem Service vorab keine fixe Gebühr angegeben werden kann. Wir möchten mit dem SSP den Grundsatz Digital First vorantreiben. Unsere Zahlungsmittel sind grundsätzlich Kreditkarte (Mastercard, Visa), Postfinance Card und Twint.
Wie werden die Daten vor Cyber-Angriffen geschützt?
Diese Fragestellung ist sehr allgemein gehalten. Aus diesem Grund halten wir uns an den von F4D beeinflussbaren Perimeter. Die Gemeinden sind in Bezug auf Cyber-Angriffe für den Schutz ihrer Systeme und Softwarepakete zuständig. Damit die Gemeinden an das Smart Service Portal angebunden werden können, hat sich die F4D Geschäftsleitung dafür entschieden, eine BPMN-Prozessebene einzusetzen. Die BPMN-Prozessebene stellt sicher, dass die Services nach den fachlichen Anforderungen der Gemeinden abgewickelt werden können.
Zudem dient die BPMN-Prozessebene mit dem Modul API-Integration Services als Verbindungsebene:
- Zu 1 (Gemeindefachlösungen): Die Gemeindefachlösungen werden mittels einer definierten Verbindung (API) an die Prozessebene angeschlossen. Damit ist die Basis für den Bezug von Informationen aus den entsprechenden Fachlösungen und die technische Basis der Kundenzentrierung gegeben.
- Zu 2 (Smart Service Portal): Mit dieser Anbindung wird sichergestellt, dass die Informationen aus den Gemeindefachlösungen konsolidiert und einheitlich ins Smart Service Portal eingeliefert werden können. Kundenanfragen aus dem Smart Service Portal werden an die richtige Gemeinde oder angeschlossene Institution übermittelt.
Als BPMN-Prozessebene wird die Prozessplattform der CumulusPro AG eingesetzt. Die Lösung ist erprobt und ist in der Schweiz wie auch International bestens positioniert. Zu den Kunden in der Schweiz zählen unter anderem die Schweizer Post, die Luzerner Kantonalbank sowie diverse Gemeinden. Mehr Informationen zur Sicherheit und Vorkehrungen der CumulusPro finden Sie unter https://cumuluspro.com/trust-security.
Wer haftet bei einem Datenleck bei diesem Prozess?
Die kommunalen Services von F4D speichern dauerhaft keine Daten, sondern leiten die Anfrage an die richtige Stelle (Gemeinde, Regionales Zivilstandesamt, u.a.) weiter. Die ordinären Daten sind und bleiben – wie beim GERES Abgleich und dem eUmzug – in den kommunalen Gemeindefachlösungen. Die Gemeindefachlösungen sind im Eigentum der Gemeinden und damit liegt die Verantwortung bei einem möglichen Datenleck bei der Gemeinde selber.
